Designziele der Reisekostenabrechnung RKA²

• Senkung der Prozesskosten
• Gewinnung von Kostentransparenz
• Kostenkontrolle
• Beschleunigung der Erstattung an den Mitarbeiter
• Einführung mit geringem Integrations- und Projektaufwand

Konzept zur Realisierung

Reisefaktenerfassung und Reisekostenabrechnung sollen in einem Schritt durch den Mitarbeiter selbst erfolgen, damit keine mehrstufige Bearbeitung mit Rückfragen etc. entsteht. Damit Mitarbeiter ohne spezielle Kenntnisse der firmenindividuellen und fiskalisch einzuhaltenenden Abrechnungsregeln alle erstattungs- und steuerrelevanten Fakten in einfacher Form erfassen können, bedarf es eines besonderen Programms. Bei der RKA² werden die Mitarbeiter durch einen sog. Wizard geführt.

Quasi nebenbei gibt der Mitarbeiter bei der Faktenerfassung die Kostenarten der Belege ein, die Voraussetzung für die kostensparende automatische Kontierung durch das zentrale Prüfmodul der RKA².

Die vollständige und richtige Faktenerfassung ist die Grundlage für Ihren Mehrwert durch die RKA². Die Aufgaben der zentralen Fachabteilung reduzieren sich dann auf wenige Prüfungen. Die Daten der Abrechnungen können - ohne erneute Erfassung - über individuelle Schnittstellendateien den Unternehmensanwendungen wie Entgeltabrechnung, Kostenrechnung und Statistik zugeführt werden.

Ein wichtiges Merkmal der RKA² im Vergleich zu anderen Lösungen ist das besondere Customizing auf die individuellen Anforderungen eines Unternehmens. Dieses Customizing wird vor Auslieferung und Installation des dezentralen Prgrammes druch BTMS gemacht. Damit wird nicht nur jeder Ballast vom Reisenden ferngehalten, es wird auch trotz funktionaler Komplexität ein wirklich einfaches Programm erstellt, welches dann als Standard gewartet werden kann.

Dasselbe Prinzip gilt für den Workflow, welcher nach den Anforderungen des Unternehmens individuell implementiert werden kann.